5W1H工作法也叫六何分析法，是一种思考和工作方法，在企业管理和日常工作中颇为常见。结合近期公司理顺部门岗位职责和流程化的内容，个人觉得5W1H工作法对进一步理顺职责，提升工作流程的规范性具有积极的作用。那么，5W1H工作法到底是什么内容？应该如何结合工作实际进行应用呢？
5W1H工作法是对选定的工作，都要从原因(Why)、对象(What)、地点(Where)、时间(When)、人员(Who)、方法(How)等六个方面提出问题进行思考。直白一点，就是遇到问题时，应该要考虑的六个关键要素，即为什么干？干什么？在哪干？什么时间干？谁来干？怎么干？
下面，我们就以近期公司理顺岗位职责和流程化这项工作为例，来具体看一看工作中应该如何合理运用5W1H工作法：
首先，Why是解决为什么要干的问题。流程不是一成不变的，随着内外部环境的变化，工作流程需要结合业务实际进行合理调整，方能更好地适应经营形势。理顺岗位职责和流程化就是为了流程执行出现问题时能够分析各个环节，及时查明原因，找出问题予以优化。最终达到提升工作品质，提高企业竞争力的目的。
其次，What是解决干什么的问题，Where是解决在哪里干的问题，Who是解决谁来干的问题。为什么要把这三者放在一起说呢？是因为这三个要素在理顺部门岗位职责这项工作中是最基础也是最核心的部分。简单来讲，就是哪项工作（What）是在哪个部门（Where）由谁来干（Who）的问题。如果职责没有分清楚，一方面，出现问题后由谁来处理就很难界定，易导致职责缺失、工作混乱；另一方面，工作中难免会存在一些交叉点，而这些交叉点又往往是最容易出现问题的地方，如果没有明确的划分和规定，就容易造成扯皮推诿现象，降低工作效率。因此，理清各部门、各岗位的职责明细是基础，唯有清晰的职责才能在遇到问题时准确地找到对应的部门和负责处理的人，促使对的人做对的事，提高工作效率和解决问题的能力。
最后，When是解决什么时间干的问题（这里要特别说明下，When所代表的不仅是传统意义上的时间，还包括程序前后顺序等），How是解决怎么干的问题，也就是方法论的问题。工作中，即便你明确了自己的岗位职责，但实际业务处理仍然会出现无从下手的局面，这就是工作流程不清晰，没有解决好When和How的问题。公司自去年改革以来，果断推行标准化、流程化内容，对各方面业务进行流程化梳理，并纳入到部门日常工作表格化管理，就是对When和How两大要素的最好实践。当然，我们不妨再从一个详细的业务事例层面来进行说明：以报销业务为例，发生报销时，财务部门一般会要求报销人员在规定时间内提供合理的报销凭证，在系统内规范提报报销凭证；同时，财务人员对报销业务单据和业务实质进行核实，核实无误及时予以报销，核实有问题将予以反馈。这一个简单的流程，反映了不同的人在不同的时间点，按照对应的流程进行相应的业务处理，这就是对时间(When)和方法(How)的运用的真实体现。回归到理顺部门岗位职责和流程化这项工作来说，我认为，要把握好when和How这两大要素，就应当对流程执行全过程进行跟踪和把控，对影响流程执行效率和效果的因素进行归类统计，找出问题症结所在，合理优化流程，建立流程执行监督体系；同时，要结合公司经营形式，组织人员合理调整流程内容，减少不必要的内耗，以此方能提高工作效率，降低成本，并提高企业的竞争力。
使用5W1H工作法可以有助于更好地理解工作目标，明确工作范围，安排任务和时间表，提升工作效率和质量。所以，我们应当巧用5W1H工作法，更好地开展各项工作。
（总经理办公室 郭冬）
