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企业采购业务风险及应对措施

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2021-10-09
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  企业采购,顾名思义是指企业购买物资(或者接受劳务)及支付款项的相关经济活动。采购业务是企业日常经营中必不可少的,由于其重要性及风险性,我们不得不慎重对待。
      一、采购业务存在的风险
      1、采购业务部门权限界定不明确,人员权责不分明,容易影响采购效率。
      2、采购计划不合理,采购数量缺少科学依据,造成库存短缺或积压,影响企业经营目标或造成资源浪费。
      3、招投标机制不科学导致供应商选择不当,导致采购产品价格虚高、出现舞弊行为等问题。
      4、采购产品验收不规范,造成入库产品账实不符的情况。
      5、付款审批不严,不严格按照付款审批程序容易造成资金损失。
      上述风险,应该引起企业经营者的重视,并采取对应的措施规避或降低采购业务风险。那应该怎么做呢?
      二、采购业务风险应对措施
      首先,结合企业经营情况,全面梳理采购业务流程,完善采购业务管理制度。重点要明确对应部门及人员的工作职责和权限,做到人人知道做什么,怎么做。比如:应建立采购申请制度,确定业务归口部门,做到采购业务集中管理,避免分散采购情况的出现,以此达到提高采购效率,降低采购成本的目的。
      其次,尽量做到采购计划安排科学化,结合现有库存量及市场发展趋势,确定最佳经济订货数量,避免因采购计划不合理造成的库存短缺或积压情况。
      针对招投标方面的问题,应合理确定招投标的范围、招投标文件制定、评标办法、中标供应商合同签订等管理办法。建立科学的供应商评估、准入及清退制度,通过供应商信息化管理体系,加强供应商的选择及管理工作。同时,针对舞弊行为,企业应建立采购业务人员定期轮岗制度,并加强日常监督管理工作。
      针对采购验收不规范的问题,应当建立严格的企业验收制度,明确不相容岗位人员配置,设立专人负责产品的验收及入库,以便做到采购、验收人员业务分离,相互监督。
      最后企业应加强采购付款的管理,完善付款审批流程,明确付款环节审批人员的权限。财务人员应严格核实采购预算、采购合同及协议、付款审批单据等相关内容,只有审核无误方可付款。付款过程中,应严格审查采购发票的真伪、合法有效性,杜绝虚假发票骗取资金的情况。
      企业应设立专人,定期通过函证的方式,与供应商核对往来款项的情况。与此同时,企业应建立退货管理制度,明确退货条件、退货手续、产品出入、货款回收及索赔等问题,减少该方面的经济损失。
(总经理办公室 郭冬)
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